E-Satınalma ve E-İhale

Ben satınalma uzmanı olarak çalışıyorum. E-İhalenin şirketimiz için çok faydalı olacağını düşünüyorum. Fakat eğer ki başarısız olursam, kariyerimin gidişatı için hiç de iyi olmaz. Başarıya ulaşmamızı etkileyecek önemli unsurlar var mıdır?

Bu çok sık karşılaşılan bir durum. Elbette, başarınızı etkileyen bir çok faktör vardır. Bunları sıralayacak olursak:

Amacınızı ve daha önemlisi amacınıza tam ve eksiksiz olarak ulaşmanız için gerekli şartlarınız açık ve net bir şekilde belirtilmelidir. e-İhadeki başarınızı etkileyecek en büyük faktör, ihale öncesinde gerçekleştirdiğiniz planlamadır.

1. İhalelerinizi çalıştığınız tedarikçiler ile sınırlamayın.
Bulabiliyorsanız, ihale konusuyla ilgili tecrübeli ve güvenilir başka tedarikçiler ile irtibata geçin, şartnamenizi paylaşın ve teklif isteyin. E-İhale’nin başarısı, tedarikçiler arasındaki rekabet ile doğru orantılıdır. Bu yüzden, birbirlerine benzer şartlarda (fiyat/kalite performansı v.b.) olan tedarikçileri ihalenize davet etmeniz, rekabeti arttırarak daha çok tasarruf sağlamak adına önemlidir.

2. Tedarikçileri “ön elemeye” tabii tutun.
Bulduğunuz tedarikçileri; şirketinizin kalite standartları, ihale şartnamesi ve önceden tedarikçileriniz için belirlediğiniz kriterler gibi değişkenlere göre değerlendirin ve eleyin. Tedarikçilerinizi, öncelikle iş yapabilirlik, sözünü yerine getirme, fiyat/kalite performansı v.b. değerlere göre sıralanabilirsiniz. Eğer bir spesifikasyonları belli bir ürün veya ham madde alımı için ihale yapmayı düşünüyorsanız, istenen ürünün donelerini ihale öncesinde tedarikçiden alarak, talep ettiğiniz ürünün beklentilerinizde uyuşup, uyuşmadığını kontrol edebilirsiniz.

İhaleyle, alınacak hizmet/ürün ile ilgili detaylı çalışma yapın ve her ayrıntıyı açık bir dille belgeleyin. Bunun en başında eksiksiz ve kapsamlı bir şartname gelir.

1. İletişim kurun.
İhalenin online (çevrimiçi) yapılıyor olması bütün iletişiminizin de e-posta üzerinden gerçekleşeceği anlamına gelmez. Tedarikçilerinizin hizmet veya ürünle ilgili ya da ihalenin detaylarıyla ilgili kafalarında hiçbir soru işareti kalmadığından emin olun. Unutmayın ki tedarikçinizin yapacağı basit bir hata, ufak bir yanlış anlaşma ihalenizin sonucunu direkt etkileyecektir.

2. İhalenizi takip edin.
Çok ihale yapıyorsanız her an bilgisayarın başında ihalenizi izliyor olmanıza gerek yok. Burada en önemli olan, ihale öncesinde, sırasında ve sonrasında daima ulaşılabilir olmanız. Tabi önemli, büyük ihalelerinizi izlemeniz ve herhangi bir sorun olduğu takdir de ulaşılır ve sorunun farkında olmanız, ihale müşteri temsilcinizin duruma anında müdahale edebilmesi açısından önemlidir.

3. Adil seçim yapın.
Birinci olana ihaleye vermeniz çok önemlidir. Bu hem etik olan davranış biçimidir hem de diğer tedarikçilerinizin size ve e-ihale sürecine olan güvenlerinin devamı için gereklidir. Şartlarınızı sağladığı halde birinci olan tedarikçinize işi vermemeniz, muhtemelen o tedarikçiyi ve sağladığınız en iyi fiyatı kaybedeceğiniz anlamına gelir. Haksızlığa uyrayan tedarikçi ihalelerinize tekrar katılsa bile hiçbir rekabete girmez ve fiyatlarına özen göztermez. Bu da kesinlikle olmasını istemediğimiz bir şeydir.